Il sito internet di Urbino è risultato primo fra tutti gli Atenei italiani conseguendo il punteggio massimo, 110/110, attribuito tenendo conto dei criteri di funzionalità e completezza di contenuti.
La soddisfazione per gli esiti relativi all’apprezzamento del sito internet è stata espressa dal Rettore Prof. Giovanni Bogliolo alla visione dei risultati, dai quali emergeva un miglioramento della posizione dell’Università, anche grazie appunto alla valutazione positiva del sito internet. Grande soddisfazione esprime anche il Dirigente del Servizio Front Office, dott.ssa Simona Pigrucci che insieme al webmaster di Ateneo, Donatello Trisolino, ha lavorato negli ultimi 3 anni a ripensare e ristrutturare completamente il sito internet di Ateneo per renderlo un punto di riferimento completo non solo per gli studenti ma anche per tutti coloro che ruotano intorno al mondo universitario, come le aziende, il territorio, ecc.
“Sin dall’estate del 2006 ci siamo dati due obiettivi principali – illustra la dott.ssa Pigrucci – il primo è stato quello di combinare la massima fruibilità per chi naviga offrendo un sito che permettesse di accedere a informazioni significative con pochi click; il motto è ‘tutto in 3 click’”. Il secondo obiettivo, ben più ambizioso, è stato quello di costruire un sito web che andasse al di là della mera offerta di informazioni e divenisse un portale di riferimento per numerosi processi gestionali relativi all’offerta formativa, alle procedure concorsuali (collaborazioni studenti part time) ai contatti con le aziende (stage e tirocini), ecc.. In quest’ottica tutte le procedure sono state rivisitate e semplificate.
Tutto il processo ha subito un’accelerazione incredibile. L’Università di Urbino è forse l’unica a rendere disponibili i programmi degli insegnamenti dell’anno accademico successivo in anticipo rispetto ai termini di apertura delle iscrizioni. Questo grazie alla realizzazione di una piattaforma dove tutti gli interlocutori rilevanti per gli studenti (docenti, manager didattici, Segreterie di Presidenza, Segreterie Studenti, Ufficio Informazioni e Orientamento) sono coinvolti, secondo uno schema strutturato e definito nei minimi dettagli, fornendo direttamente le informazioni di competenza (piani di studio, programmi di singoli insegnamenti, informazioni sui singoli docenti e modalità di contatto).
Un’ulteriore “ricaduta” positiva si ha per la produzione del materiale informativo, dalle schede sui singoli corsi di laurea ai vademecum, che vengono “autocomposti” in un formato professionale per la stampa.
Un “notevole risparmio di tempo, lavoro ed energie, a vantaggio della coerenza delle informazioni e dell’efficienza.” – sottolinea la dott.ssa Pigrucci – “Adesso è sufficiente inserire le informazioni solo una volta. Prima tutto viaggiava su binari paralleli, i tempi erano molto più lunghi, tutto costava molto di più ed era maggiore la possibilità di sviste”.
Questa logica di coinvolgimento diretto e semplificazione delle procedure è stata applicata oltre che all’offerta formativa anche ad altri processi gestionali, come la procedura concorsuale per le collaborazioni part time degli studenti (i c.d. 150 ore), stage e tirocini rispettivamente in collaborazione con l’Ufficio Part Time, e l’Ufficio Stage di Ateneo.
Molto è stato fatto, e i risultati sono stati premiati; molto è ancora da fare, e molto altro è già in corso di realizzazione, come la versione in inglese del sito, che sicuramente comporterà un ulteriore riconoscimento. Una certa soddisfazione viene anche dal fatto che abbiamo un punteggio più elevato di grandi Atenei, dove le risorse disponibili per lo sviluppo del sito internet sono certamente maggiori, mentre nel nostro caso c’è un “team” composto da due persone, animate però da un forte spirito di miglioramento per l’Ateneo.
